Kebijakan Privasi

Isi surat tidak disimpan di server kami

Surat dan riwayat surat Anda disimpan di perangkat Anda sendiri (di dalam peramban). Server kami tidak menyimpan isi surat. Kalau Anda menghapus data peramban atau berganti perangkat tanpa membuat cadangan, surat tersebut hilang dan tidak dapat kami pulihkan.

Fitur Kirim ke perangkat lain menitipkan surat ke server dalam keadaan terkunci (terenkripsi) dengan kode yang hanya Anda ketahui. Titipan dihapus setelah diambil atau paling lama 10 menit.

Data yang kami simpan

• Akun: nama pengguna dan kata sandi. Kata sandi disimpan dalam bentuk acak (hash), sehingga kami pun tidak dapat membacanya.
• Nomor WhatsApp, untuk menghubungi Anda, misalnya soal pembelian kredit atau lupa kata sandi.
• Profil instansi: pemerintah daerah, nama perangkat daerah, logo, serta alamat, telepon, dan pos-el kantor bila Anda mengisinya.
• Data penandatangan: nama, NIP, pangkat/golongan, dan jabatan pejabat yang Anda isi untuk blok tanda tangan.
• Perangkat yang sedang masuk: jenis perangkat/peramban dan waktu terakhir dipakai, supaya Anda dapat mengeluarkan perangkat dari halaman Profil.
• Catatan pemakaian AI: waktu, jenis surat, jumlah kredit, dan ukuran permintaan. Catatan ini tidak berisi isi surat.
• Riwayat kredit: penambahan, pembelian, dan pemakaian kredit.

Untuk keamanan, alamat internet (IP) Anda dicatat sementara di memori server saat masuk atau mendaftar, untuk menahan percobaan menebak kata sandi. Catatan ini tidak disimpan permanen.

Pemrosesan oleh AI

Saat Anda bercakap dengan AI, pesan, isi surat yang sedang disusun, dan foto yang Anda lampirkan dikirim ke layanan Claude milik Anthropic untuk diproses. Server Anthropic berada di luar Indonesia. Data tersebut tidak disimpan di server kami. Anthropic memprosesnya sesuai ketentuan layanan komersialnya, yang tidak memakai data pelanggan untuk melatih model AI. Hindari memasukkan data yang tidak perlu ada di surat.

Untuk apa data dipakai

• Menyusun kop surat, tempat surat, dan blok tanda tangan.
• Menjalankan akun, membatasi perangkat yang masuk, dan menjaga keamanan.
• Menghitung kredit, melayani pembelian, dan menghubungi Anda bila perlu.
• Menghitung biaya layanan secara keseluruhan untuk menentukan tarif.

Kami tidak menjual data Anda dan tidak memakainya untuk iklan.

Siapa yang dapat mengakses

Hanya pengelola Surat Kilat, sejauh diperlukan untuk melayani akun Anda, serta penyedia layanan yang kami pakai: Anthropic (pemrosesan AI) dan penyedia server. Kami membuka data kepada pihak lain hanya bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

Berapa lama data disimpan

Data akun disimpan selama akun Anda aktif. Bila Anda meminta akun dihapus, data akun, profil, perangkat, kredit, dan catatan pemakaian ikut dihapus dari server kami.

Hak Anda

• Melihat dan memperbaiki data profil kapan saja di halaman Profil.
• Meminta salinan data pribadi Anda yang kami simpan.
• Meminta akun dan data Anda dihapus.
• Menarik persetujuan pemrosesan data. Akun yang persetujuannya ditarik tidak dapat lagi memakai layanan.

Ajukan permintaan melalui WhatsApp admin Surat Kilat. Kami menanggapinya paling lambat 3 × 24 jam.

Data pejabat penandatangan

Nama, NIP, dan jabatan pejabat penandatangan adalah data pribadi pejabat tersebut. Isi data itu hanya bila Anda berwenang menyiapkan surat atas nama pejabat yang bersangkutan.

Perubahan kebijakan

Bila kebijakan ini berubah, tanggal di bagian atas halaman diperbarui. Perubahan penting kami sampaikan di dalam aplikasi.